İZMİR DEMOKRASİ ÜNİVERSİTESİ

BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ

Amaç

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı, İzmir Demokrasi Üniversitesi Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü'nün faaliyet alanları, yönetim organları, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, İzmir Demokrasi Üniversitesi Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü'nün faaliyet alanları, yönetim organları, çalışma usul ve esaslarına ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 47. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen;

a)   Üniversite: İzmir Demokrasi Üniversitesini

b)   Rektör: İzmir Demokrasi Üniversitesini Rektörünü,

c)   Koordinatör: İzmir Demokrasi Üniversitesini Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörü ‘nü     Koordinatörlük: İzmir Demokrasi Üniversitesi Basın ve Halklaİlişkiler Koordinatörlüğü'nü,

d) İletişim Temsilcisi: Birim amiri tarafından görevlendirilen iletişim ve birim internet sitesi sorumlusunu, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Koordinatörlüğün Amacı ve Faaliyet Alanları Koordinatörlüğün Amacı

MADDE 5- (1) Koordinatörlüğün amacı, Üniversite’nin mensupları ve birimleri arasında etkili iletişimi sağlamak, Üniversite’nin iletişim hedeflerini belirlemek, hedefe yönelik stratejiler geliştirmek ve bu stratejilere uygun eylem programlarının uygulama sürecini yönetmek, Üniversite’nin kurumsal kimliğini, ulusal ve uluslararası alanlarda en etkin şekilde tanıtarak Üniversite’nin kurumsal itibarını geliştirecek çalışmalarda bulunmaktır.

Koordinatörlüğün Faaliyet Alanları

MADDE   6-    (1)    Koordinatörlük,   bu   Yönergenin    4’üncü    maddesinde   belirtilen    amaçları gerçekleştirmek üzere aşağıdaki faaliyetlerde bulunur;

a)     Üniversitenin kurumsal kimliğine ve itibarına değer katacak iletişim, tanıtım ve yönetim stratejilerini oluşturmak,

b)   İletişim temsilcilerinin kendi birimlerinde ve Koordinatörlükle eşgüdümlü çalışmasını sağlamak,

c)     Üniversitenin lisans, yüksek lisans ve doktora programlarının tanıtımıyla ilgili çalışmaları yapmak,

ç) Koordinatörlüğe bağlı olarak, faaliyetleri fiilen yürütecek tanıtım, ekip ve toplulukların

d)  Rektör ve Rektör yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirilmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Koordinatörlüğün Organları, Görev ve Yetkileri Koordinatörlüğün Organları

MADDE 7- (1) Koordinatörlüğün organları şunlardır;

a)      Koordinatör,

aa) Basın Birimi

bb) Sosyal Medya Birimi cc) Grafik Birimi

çç) Fotoğraf ve Görüntüleme Birimi

b)     Halkla İlişkiler

aa) Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi

Koordinatör

MADDE 8- (1) Koordinatörlüğün amaç ve faaliyetleri doğrultusunda görev yapmak üzere üniversitenin kadrolu idari personellerin arasından Rektör tarafından üç yıl için görevlendirilir. Görev süresi sona eren Koordinatör yeniden görevlendirilebilir. Koordinatör, Koordinatörlüğün çalışmalarından Rektöre karşı sorumludur.

Koordinatörün görevleri şunlardır;

a)   Koordinatörlüğü temsil etmek,

b)   Koordinatörlük yönergesinde belirlenen amaçları gerçekleştirecek görevleri yürütmek,

c) Koordinatörlük bünyesindeki birimlerin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak üzere gerekli iş planlarını ve düzenlemeleri yapmaktır.

a) Basın Birimi

Basın Birimi'nin görevleri şunlardır;

a)   Yerel, ulusal ve uluslararası alanda üniversiteyle ilgili yazılı, sesli, görüntülü ve dijital medyayı takip etmek, bu verileri işlemek, arşivlemek ve ilgili yöneticilere sunmak,

b)   Basın kuruluşlarıyla iletişim içinde olmak, üniversite ile ilgili haberlerin basında etkin olarak yer almasını sağlamak,

c)     Koordinatörlüğe bildirilen konferans, konser ve benzeri etkinlik, başarı gibi bilgileri haber formatına dönüştürüp yayına yönlendirmek,

ç) Üniversitenin tanıtımı için gazete, dergi, bülten, fotoğraf, film ve albüm gibi yazılı, sesli, görsel ve dijital materyaller hazırlamak ya da hazırlatmak.

b) Sosyal Medya Birimi

Sosyal Medya Birimi'nin görevleri şunlardır;

a)   Kuruma ait sosyal medya hesaplarını yöneterek güncellemek,

b)   Sosyal medyadaki takip edilme oranlarının analizlerini yapıp raporlamak.

c)   Grafik Birimi

Grafik Birimi'nin görevleri şunlardır;

a)   Üniversite’nin kurumsal kimlik çalışmalarına destek olmak,

b)    Üniversitenin kurumsal kimliği için ihtiyaç duyduğu broşür, davetiye, kart tasarımı, internet sayfalarının düzenlenmesi gibi tüm görsel materyal ve grafik konularında ihtiyacı karşılamak.

ç) Fotoğraf ve Görüntüleme Birimi

Fotoğraf ve Görüntüleme Birimi'nin görevleri şunlardır;

a)   Üniversite’de düzenlenen tüm etkinliklerin fotoğraflarını ve görüntülerini çekmek,

b)   Düzenlenen etkinlik ve organizasyonların haberleştirilmesine katkı sağlamak,

c)   Fotoğraf ve görüntü arşivi oluşturmak.

a) Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi

Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi'nin görevleri şunlardır;

a)              Üniversitenin tanıtım etkinliklerine katılması için gerekli temasları sağlayarak yapılacak faaliyetleri organize etmek,

b)       Üniversite ve birimlerinin internet sitelerinin güncelliğini takip etmek,

c)       Üniversitenin programlarının ve faaliyetlerinin tanıtımı için sergi, gezi ve toplantı gibi faaliyetler tertip etmek,

ç) Üniversite birimlerine yönelik lise gezilerinde (kampüs ve ilçe yüksekokulları da dahil olmak üzere) rehberlik yapmak, hedef kitleye üniversitenin bölümlerinin taban, tavan puanları ve başarı sıralamalarıyla ilgili bilgi vermek.

MADDE 9 – (1) Koordinatör ile eşgüdümlü olarak çalışan İletişim Temsilcileri; akademik ve idari Birim Amirleri tarafından belirlenen birer kişi, bir öğrenci konseyi temsilcisi ve öğrenci kulüplerinin temsilcilerinden oluşur. İletişim temsilcileri birim amirleri tarafından iletişim becerileriyle öne çıkan personel arasından görevlendirilir.

(2) İletişim Temsilcilerinin görevleri şunlardır;

a)   Birimindeki personel ve öğrenciler arasından belirlediği temsilcilerle çalışma ekibini oluşturmak,

b)   Birimindeki personel ve öğrenciler arasında bilgi akışını sağlamak,

c)   Biriminden gelen haber, eleştiri ve önerileri Koordinatöre iletmek,

ç) Teknik olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığıyla içerik olarak Koordinatörlükle birlikte çalışarak Birim İnternet sayfasında yer alan haberleri ve içerikleri Koordinatörlük ile paylaşarak bilgilerin tek merkezde toplanmasına yardımcı olmak,

d)    Birim internet sayfasındaki bilgilerin güncellemesini yapmak, talep halinde ise yabancı dile çevirisini yapmak veya ilgili birimlerdeki görevli tarafından yapılmasını sağlamak.

Çalışma İlkeleri:

Madde 10- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü çalışmalarını aşağıda yer alan ilke ve prensipler doğrultusunda yürütür.

a)   "Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü İş İstek Formu" kullanılarak EBYS üzerinden iş talebinde bulunulması gerekmekte olup, talepten sonra iş talebine ek taleplerin etkinlikten en az 10 gün önce İş İstek Formu ile bildirilmesi halinde talebe ilişkin işlem yapılabilecektir.

b)   Ulusal ve yerel basına gönderilecek her türlü duyuru, bilgi, davet en az 5 gün öncesinde Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü'ne bildirilmelidir.

c)    Rektörlük Makamı haricindeki birim etkinliklerinin (konferans, kongre, sempozyum, çalıştay, söyleşi vb) davetiye dağıtımı ilgili birim tarafından gerçekleştirilecektir.

ç) Üniversitemiz birimleri, yapılması Rektörlük Makamınca uygun görülen etkinlikler için tasarlanmasını talep ettikleri afiş, kitapçık, broşür, teşekkür belgesi vb çalışmaların içeriklerini en az 10 gün önce koordinatörlüğe ulaştırmalıdır.

d)     Üniversitemiz birimleri, sadece tanıtım, bilimsel toplantı ve sportif etkinlikler çerçevesinde fotoğraf çekim talebinde bulunabilir. Bu taleplerin en az 10 gün önce etkinlik bilgisi (yer-zaman) ile birlikte koordinatörlüğe bildirilmesi gerekmektedir. Program yoğunluğu nedeniyle koordinatörlük tarafından katılım gösterilemeyen etkinliklerde, ilgili birim, etkinlik detayı ile fotoğrafları (jpeg halinde) koordinatörlük e-posta adresine (basin@idu.edu.tr) etkinlikten itibaren en geç 2 gün içinde göndermelidir.

e)    Üniversitemiz birimleri gerçekleştirecekleri etkinlikler için en az 10 gün önce etkinlikle ilgili bilgi vermek kaydıyla Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü'nden sunucu talebinde bulunabilir.

f)  Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin tüm talepleri, sorumlu öğretim üyeleri aracılığıyla ve yazılı olarak koordinatörlüğe bildirilmelidir.

g)      Üniversitemiz logosunda kullanılan renklerin kodları web adresimizde yer almakta olup Üniversitemiz logusunun doğru kullanılması için gerekli dikkat ve özen gösterilmelidir.

ğ) Üniversitemiz birimlerinin renkli ve siyah-beyaz fotokopi talepleri Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından karşılanmamaktadır.

h)   Üniversitemiz birimlerinin, koordinatörlüğe ait bilgisayar, projeksiyon cihazı, ses sistemi, video kamera, fotoğraf makinesi gibi demirbaş istemleri Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından karşılanmamaktadır.

ı) Şehir içinden veya şehir dışından lise ve dengi okullar tarafından Üniversitemize gerçekleştirilecek her türlü ziyaret koordinatörlük kanalıyla kabul edilecek olup, birimlere başvuru yapılması halinde ise ilgili birim tarafından İş İstek Formu ile koordinatörlüğe bildirmesi gerekmektedir.

i)     Üniversite personeli e-gazetede veya medyada yer almasını istediği etkinlik veya bireysel başarıları (proje kabulü, ulusal/uluslararası kongrelerde sunum, yerel yönetimler ile işbirliği vb.) ilgili birim İletişim Temsilcisi tarafından koordinatörlüğe bildirilmelidir.

Hüküm Bulunmayan Haller

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler